片付け03.Web制作×地域IT屋
365デザイン現場で効いた「減らす仕組み」
トヨタ式片付け術を仕事に当てはめてみる。
Web制作やITサポートの仕事をしていると、
「モノ」よりも厄介なのが 情報とデータの散らかり です。
- フォルダが増え続ける
- 昔の制作データを探すのに時間がかかる
- 同じようなファイルが何個もある
これ、性格の問題ではありません。
仕組みがないだけです。
トヨタ式片付け術を学びながら、
これを仕事に使えないか？ と考え、
365デザインの現場に当てはめてみました。
Web制作の現場は「ムダ」が見えにくい
トヨタ式でよく出てくる言葉に「ムダ」があります。
Web制作の仕事でいうムダとは、
- どれが最新版かわからないファイル
- 使われていない画像・PDF
- 誰も見ない下書きページ
- 触られていないWordPressプラグイン
作業は進んでいるのに、
裏側がどんどん重くなっていく。
これが、後々のトラブルや修正コストにつながります。
5Sを「365デザイン流」に解釈してみる
トヨタの5Sを、
そのまま持ち込むのではなく、
仕事向けに調整してみました。
整理＝「今、使っているか？」
- 実案件で使っていないデータはアーカイブ
- 使う予定がないページは非公開 or 削除
整頓＝「誰が見ても分かるか？」
- フォルダ名は日付＋内容
- 「final」「最新版」は禁止
清掃＝「不具合の芽を消す」
- 不要プラグイン削除
- 使われていないCSS・JSを整理
清潔＝「きれいが続く状態」
- テンプレ化
- 初期構成を毎回同じにする
しつけ＝「迷わない仕組み」
- ルールを文章にして残す
- 思い出さなくていい状態を作る
データが減らない最大の原因は「判断を後回しにすること」
現場で一番多いのがこれです。
- 「あとで整理しよう」
- 「念のため残しておこう」
トヨタ式を参考にして導入したのが、仕事版・赤札ルール。
365デザイン流・赤札ルール
- 3か月触っていないデータ → 別フォルダへ
- 半年使わなければ → アーカイブ
- 1年以上使わなければ → 削除候補
「捨てる」ではなく、段階を踏むのがポイントです。
WordPressは「増やす前提」で作らない
WordPressは、放っておくと必ず増えます。
- プラグイン
- 固定ページ
- カスタムCSS
- 投稿の下書き
365デザインでは、最初に上限を決めるようにしました。
- プラグインは原則◯個まで
- 役割が被るものは入れない
- テーマ標準でできることは増やさない
結果、
保守・トラブル対応の時間が明らかに減りました。
「収納を増やす＝サーバーを盛る」ではない
物理的な片付けと同じで、
- サーバー容量を増やす
- DropboxやGoogle Driveを無制限に使う
これをやると、
整理されないまま増え続けます。
先にやるべきは、
- 要らないものを消す
- 構造を決める
- 置いていい量を決める
トヨタ式の考え方は、
データ整理とも相性が良いと感じています。
現場で一番変わったこと
一番の変化は、
「探す時間」が減ったことです。
- あのデータどこだっけ？
- 前にやった設定どれ？
この時間が減るだけで、
仕事のストレスはかなり下がります。
結果的に、
- 作業スピードが上がる
- 説明がしやすくなる
- 引き継ぎもしやすい
いいことしかありません。
まとめ｜トヨタ式は「仕事を軽くするヒント」
トヨタ式片付け術を学んで思ったのは、
片付け＝きれいにすること
ではなく
迷わない状態を作ること
365デザインの仕事では、
- モノ
- データ
- 情報
- 作業フロー
すべてが対象です。
トヨタ式は、そのまま真似るものではなく、
現場に合わせて翻訳するもの。
これからも、
仕事を軽くする仕組みとして、
使えるところに取り入れていこうと思います。
