保守30社を一人で回すために、AIに任せた3つの作業

開発チームは他のことをやっているので、ホームページの保守に関しては私の担当です。

現在の保守契約が30社ほど、更新作業があり、報告があり、電話が鳴れば出て、場合によっては訪問もします。

これを一人で回すのは、正直なところ、かなり無理をしていました。

夜中にサーバーの前に座っている、なんてことも珍しくありません。

去年から少しずつAIに作業を任せるようになって、そこがだいぶ変わりました。

今日は、実際に私がAIに任せている仕事を3つご紹介します。

1. 月次レポートの下書き

保守契約のクライアントのうち、ご希望のあるところには毎月アクセス状況の報告をお出ししています。

• どのページが見られているのか。
• どんな検索キーワードで来ているのか。
• 先月と比べてどう動いたのか。

以前は管理画面を開いて、数字を書き写すところから始めていました。

1社あたり40分ほど。月末はまとめて2〜3日かかることもあり、その間はほかの仕事がほとんど進みませんでした。

AIレポートを使うようになって、今のClaudeやChatGPTなら単なる数字の羅列じゃなくて、

• 前月比較
• 増減理由の推測
• 注目ページ
• 改善提案

くらいまでは普通に出してくれますよね。

でも、AIが作ったものをそのままお渡しすることはありません。

お客様ごとの事情までは分かりません。

やはり人が見ないと分からない部分もあるので、そこを付け加えるのが私の役割です。

今は1社あたり10分程度。

月末も半日あれば終わるようになりました。

2. 毎月の請求書と見積書

これはホームページ保守とは別のお仕事です。

足場工事をされている会社の請求書と見積書を、毎月代わりに作らせていただいています。

始まりはパソコン教室でした。

社長さんが習いに来られていたのですが、画面の前でよく手が止まるんです。

「何をしたいんですか？」

と聞いてみたら、

「今の時代だし、手書きじゃなくてちゃんとした請求書を出したい」

とのことでした。

それなら無理に覚えるより、私が代わりに作ったほうが早いかもしれませんね。

そんな話から始まって、気がつけばもう5〜6年続いています。

もとになるのは社長さんの手書きメモです。

現場ごとに単価が違いますし、月によって件数も変わります。

以前は私がそれを見ながら入力していました。

今はAIが手書きメモを読み取って書類の形にするところまでやってくれるので、私は金額を確認して先方へ送るだけです。

書類作成にかかる時間は、おおよそ3分の1くらいになりました。

ひとつ決めていることがあります。

現場の写真はAIには渡しません。

お客様からお預かりしている情報をどこまで使うのか。

その線引きは、こちらが責任を持って決めるべきだと思っています。

社長さんは現場に出るのが仕事です。

請求書を作るために事務所へ戻って何時間も使うのは、やっぱりもったいない。

こういう形のサポートもあるんだなと、私自身勉強になりました。

3. プラグインの脆弱性チェック

ホームページを作った後、意外と大事なのがここです。

WordPressのプラグインには定期的に脆弱性が見つかります。

放置するとサイトの改ざんや乗っ取りにつながることもあります。

実際、他社さんが制作したサイトの復旧対応で呼ばれたことも一度や二度ではありません。

以前から週に一度は必ず確認していました。

英語の情報サイトを見ることもあります。

ただ、これがなかなか時間がかかるんです。

後回しにはできないので、忙しい時期は夜に調べることもありました。

今は毎週月曜の朝にAIが調べてまとめてくれます。

パソコンを開けば、その週に注意が必要なものがあるかどうかが分かる。

何もなければ「なし」の一行だけです。

やること自体は変わっていません。

でも、そのために夜の時間を削らなくてよくなった。

これはかなり大きな変化でした。

任せていないこと

ここまで読むと、

「じゃあ全部AIがやってくれるんですか？」

と思われるかもしれません。

でも、それは違います。

お客様に何をお伝えするかは私が考えます。

電話も私が出ます。

必要なら現地にも行きます。

むしろ、

「最近どうですか？」

という雑談の中から出てくる話のほうが大事なことも多いんです。

AIに任せているのは、手を動かす部分だけ。

その分、お客様と話す時間を増やせるようになりました。

私にとっては、それが一番ありがたい変化かもしれません。

「うちにも使えますか」と聞かれたら

最近、この質問をいただくことが増えました。

私の答えは、ほとんどの場合、

「使えます」

です。

ただ、いきなり全部やろうとすると失敗します。

うまくいきやすいのは、毎月必ず発生していて、手順が決まっている作業です。

請求書。
日報。
報告資料。
在庫集計。

「これ毎月やってるな」

と思うものがあれば、まずはそこからで十分です。

足場屋さんの請求書も、きっかけは「かっこいい請求書を出したい」でした。

そんな小さなところから始めるくらいが、ちょうどいいのかもしれません。

湯沢や南魚沼で、こうした事務作業に時間を取られている方がいらっしゃいましたら、一度ご相談ください。

実際に私がどう使っているのか、画面を見ながらご説明しています。

導入するかどうかは、そのあと考えていただければ大丈夫です。

ホームページもAIも、入れたら終わりではありません。

そのあとどう使い続けるか。

そして、セキュリティ面をきちんと担保しながら運用していくこと。

結局そこが一番大事なんですよね。