小規模事業者のための「データ整理」
365デザイン探さない・迷わない仕事環境をつくる考え方
- データがどこにあるか分からない
- 前に作った資料が見つからない
- PCを替えたら、何がどこにあるか分からなくなった
こんな悩みはありませんか？
原因は、「パソコンが苦手だから」でも
「仕事が雑だから」でもありません。
👉 データ整理の“考え方”がないだけです。
データ整理に「5S」を使う理由
データにはこんな特徴があります。
- 気づかないうちに増える
- あっても把握できない
だからこそ
「あとで整理しよう」は負担が増えるだけです。
👉 最初から“増えにくい仕組み”を作ることが大切。
それでは、５Sについてのおさらい
① 整理｜今、使っているデータか？
まずは「減らす」ことから。
判断基準はシンプルです。
- 直近で使っているか
- 今後使う予定があるか
迷ったら削除ではなく👇
📂/archive_確認待ち
一定期間使わなければ
👉「なくても困らない」と分かります。
② 整頓｜置き場所を決める
目的は
👉 探さなくていい状態を作ること
おすすめ構成👇
📂/2025
└ クライアント名
├ 01_素材
├ 02_制作データ
├ 03_納品
ポイントは3つ
- 数を増やしすぎない
- 名前をシンプルにする
- 誰が見ても分かる
「自分しか分からない」は危険
→ 将来の自分が困ります
③ 清掃｜使われていないデータを見つける
データの清掃は
👉「定期的に見直すこと」
よくある不要データ
- 使っていないExcel
- テスト用画像
- 失敗した書き出しデータ
👉 月1回、📂フォルダを“眺めるだけ”でもOK
④ 清潔｜きれいが続く形にする
一度整理しても、やり方が毎回違うと崩れます。
そこで👇
- フォルダ構成を固定
- ファイル名ルールを統一
- 保存場所を決める
例👇
ファイル名 2025-02-05_見積書_〇〇様.xlsx
👉 考えなくていい状態を作るのが目的
⑤ しつけ｜自然と守れる状態にする
ここは根性論ではありません。
- 保存先で迷わない
- 名前を考えなくていい
- ルールを思い出さなくていい
👉 こうなると、自然と整理されます。
「守る」ではなく「守れてしまう仕組み」が正解です。
小規模事業者こそ、データ整理が武器になる
大きな会社なら多少の無駄は回ります。
でも小規模事業者は違います。
- 時間がない
- 人手がない
- 余裕がない
👉 だからこそ
「探さない・迷わない」環境が、そのまま売上と信頼につながります。
