片付け05.小規模事業者向け「データ整理5S」
365デザイン探さない・迷わない仕事環境をつくる考え方
小規模事業者や個人事業主の方から、
こんな相談をよく受けます。
- 「データがどこにあるか分からない」
- 「前に作ったはずの資料が見つからない」
- 「PCを替えたら、何がどこにあるか分からなくなった」
これらは、
パソコンが苦手だからでも、
仕事が雑だからでもありません。
データ整理の「考え方」がないだけです。
そこで参考になるのが、
現場改善の考え方として知られる 5S。
今回はこれを、
小規模事業者向けに「データ整理用」に翻訳してみます。
データ整理に5Sを使う理由
データは、
- 目に見えない
- 気づかないうちに増える
- 場所があっても把握できない
という特徴があります。
だからこそ、
「あとで整理しよう」が通用しません。
最初から、増えにくい仕組みを作る。
これが5Sの考え方と相性がいい理由です。
① 整理｜今、使っているデータか？
データ整理の第一歩は「減らす」こと。
判断基準はシンプルです。
- 直近で使っているか
- 今後使う予定があるか
👉 判断に迷うデータは
「削除」ではなく 一時退避フォルダへ。
例：
/archive_確認待ち
一定期間使わなければ、
自然と「なくても困らない」ことが分かります。
② 整頓｜置き場所を決める
整頓は、
探さなくていい状態を作ること。
おすすめは、
「案件 or 年度」を軸にした構成です。
例：
/2025
└ クライアント名
├ 01_素材
├ 02_制作データ
├ 03_納品
ポイントは
✔ 数を増やしすぎない
✔ 誰が見ても分かる名前
「自分しか分からない」は、
将来の自分を苦しめます。
③ 清掃｜使われていないデータを見つける
データの清掃とは、
不要なものを定期的に見つけること。
- 使われていないExcel
- テスト用画像
- 失敗した書き出しデータ
これらは放置すると、
「探しにくさ」だけを増やします。
月に1回、
フォルダを開いて眺めるだけでも十分です。
④ 清潔｜きれいが続く形にする
一度整理しても、
やり方が毎回違うと、すぐ崩れます。
そこで必要なのが「清潔」。
- フォルダ構成を固定
- ファイル名の付け方を統一
- 保存場所を決める
例：
2025-02-05_見積書_〇〇様.xlsx
考えなくていい状態を作ることが目的です。
⑤ しつけ｜意識しなくても守れる状態
最後の「しつけ」は、
根性論ではありません。
- 保存先を迷わない
- 名前を考えなくていい
- ルールを思い出さなくていい
こうなると、
自然と整理された状態が保たれます。
「守る」より
守れてしまう仕組みが正解です。
小規模事業者こそ、データ整理が武器になる
大きな会社なら、
多少探す時間があっても回ります。
でも小規模事業者は、
- 時間
- 人手
- 余裕
どれも限られています。
だからこそ、
探さない・迷わない環境が
そのまま売上や信頼につながります。
365デザインとして伝えたいこと
データ整理は、
「きれいにするため」ではありません。
仕事を止めないための土台づくり
365デザインでは、
制作だけでなく、
- 保守
- トラブル対応
- 運用
まで見据えて、
データや環境の整理を大切にしています。
作って終わりではなく、
続けられる形を一緒に作る。
それが、
小規模事業者の方と長く付き合うために
一番大切だと考えています。
